Annika Bergholtz’ varemerke er å skape en felles tankegang og målsettinger for et prosjektteam. Etter mange år som prosjektleder har hun lært at et vellykket resultat avhenger av evnen til å bringe folk sammen i prosjektets oppstartfase.
Det er kanskje ikke standardmetoden innen prosjektledelse, men det virker for Annika Bergholtz. Å investerere tidlig i bygging av gode team er helt i tråd med hennes personlige tro på å bruke sin profesjonalitet på den mest verdifulle måten.
For Annika betyr dette å se forbi grenser, fagdisipliner og kulturer samtidig som grunnlaget for effektivt og givende teamarbeid blir lagt.
I bygge- og anleggsprosjekter er det personlige elementet i tilbud vanligvis begrenset til å beskrive teamets kompetanseområder og profiler. Men uansett hvor teknisk kyndig et team er, blir de ikke nødvendigvis utmerkede utøvere av den grunn, påpeker Annika.
– Forskjellige personligheter, måter å arbeide og kommunisere på og et sammensatt erfaringsgrunnlag må gjøres om til en felles tankegang fra begynnelsen. Hvis ikke kommer utfordringene til å stå i kø senere, sier hun.
Annikas metode er basert på erfaring fra prosjektledelse, planlegging og prosjektering av mange store og tverrfaglige oppgaver, hovedsakelig i Sverige, hvor Annika kommer fra. Og suksessfaktoren i «hennes» prosjekter har vært smidig teamarbeid og en felles tankegang om prosjektets mål.
Et prosjektteam består av mennesker med forskjellige personligheter, måter å arbeide og kommunisere på og et sammensatt erfaringsgrunnlag. Alt dette må gjøres om til en felles tankegang fra begynnelsen av.
I 2012 fikk Annika sin mest utfordrende jobb som prosjektleder hittil: den underjordiske sentralstasjonen i Göteborg. Selve prosjektet hadde enorme dimensjoner, og det var teknisk utfordrende på grunn av vanskelige grunnforhold og nærheten til eksisterende bygninger.
Det var et joint venture med et annet rådgivningsselskap, og mer enn 100 personer var involvert.
– Alle var svært erfarne eksperter, og som ingeniører fokuserer vi vanligvis på de tekniske aspektene, ikke de mykere verdiene. Men her var det viktig for meg å gi alle et helhetlig perspektiv på prosjektet – både for å unngå gnisninger mellom ekspertene, for å oppnå en effektiv prosjekteringsprosess og for å skape et godt arbeidsmiljø, sier Annika.
Et av målene hennes var å skape et team hvor ingen kunne avgjøre om en person var fra et selskap eller et annet. Dette krevde mange teambuildingaktiviteter – for eksempel workshops for å definere felles mål og leveranser, og en stor kickoff med regatta i farvannet like utenfor Göteborg.
Annika har stor tro på å gi folk mestringsfølelse gjennom tillit og respekt. Ved oppstarten av et nytt prosjekt forsøker hun alltid å sette av tid og ressurser til samspillet mellom medarbeiderne og til utvikling av en engasjerende kultur.
– Penger og kvalitet følger når man tar folks velferd på alvor. Dette gjør det mye enklere å forsere hindringene som man finner i alle prosjekter, påpeker Annika.
Det er alltid kritisk når tilbakeslagene kommer. Da settes teamets styrke på prøve.
– I sentralstasjonprosjektet var vi blitt enig om en metode for å håndtere tilbakeslag ved å minne hverandre på de avtalene vi hadde laget oss som team i begynnelsen av prosjektet. Det er litt som med idrett: Vi fastsetter reglene og jobber sammen for å nå et felles mål.
Hvis teamet får tid til å bygge relasjoner, er det mye enklere å være imøtekommende og kommunisere med respekt.
I Annikas bok innebærer tillit og respekt også en invitasjon til at alle skal få si sin mening – og få ta på seg ansvar:
– Jeg oppfordrer folk til å ta initiativ, til ikke å sitte og vente på at noen skal fortelle dem hva de skal gjøre. Hvis du trenger informasjon, må du be om det, avtale et møte eller foreslå noe. Jeg vet det er enkelt for meg å si det, for i Sverige forventes det at man sier hva man mener. Men etter min erfaring fører dette til en åpen og støttende atmosfære. Og det er bra for prosjektet og for kunden.
Annika liker spesielt godt dagene hvor teamets prestasjon er fremtredende. Det er dagene hvor hun klarer å skape god stemning, fremdrift og måloppnåelse. Det kan være feiringen av større milepæler, eller det kan være mindre ting, for eksempel to teammedlemmer som løser et problem sammen uten å ta det videre opp i systemet, men ved å ta ansvar.
– Det føles svært meningsfullt. Det er en flott dag på jobben.